Je boekhouding controleren en aangiften voorbereiden

Waar de ondersteuning begint en eindigt

De boekingen en het btw-overzicht zijn ingericht op het factuurstelsel en de ondersteunde Nederlandse btw-routes. Een betaling bepaalt daardoor meestal niet het btw-tijdvak. Het kasstelsel en bijzondere regelingen zijn niet automatisch ondersteund. Controleer eerst welke regels op jouw onderneming en prestatie van toepassing zijn.

De app controleert invoer en signaleert mogelijke afwijkingen. Een groen overzicht bewijst niet dat alle transacties of fiscale keuzes juist zijn. Je dient btw, suppletie en ICP zelf in. OSS/IOSS en de margeregeling worden niet ondersteund; het uitgeven van facturen en offertes met deze keuzes is geblokkeerd. Historische posten blijven beschikbaar voor beoordeling.

Btw-profiel, KOR en aftrek

Open vanuit Btw het onderdeel Btw-profiel en aftrek. Leg normaal belast, gemengd, vrijgesteld of KOR vast met de werkelijke ingangsdatum en onderbouwing. Dit registreert je situatie; het meldt je niet aan of af bij de Belastingdienst. Eerdere facturen en boekingen worden niet automatisch herschreven.

De Nederlandse KOR kent een omzetgrens van EUR 20.000 per kalenderjaar. Bij deelname reken je in beginsel geen btw en trek je geen voorbelasting af. Verlegde buitenlandse inkoop kan toch een incidentele aangifte vereisen. Controleer de omzet volgens de KOR-regels, ook buiten UurKlus. De app gebruikt een voorzichtige grenscontrole voor gewone Nederlandse situaties; bij overschrijding moet de gehele prestatie die de grens overschrijdt worden beoordeeld en belast. De app regelt je afmelding niet. EU-KOR en bijzondere grensoverschrijdende situaties vallen buiten deze ondersteuning.

Kies bij uitgaven het werkelijke gebruik: belast, vrijgesteld, gemengd of niet aftrekbaar. Een zakelijk doel geeft niet altijd aftrekrecht. Onderbouw gedeeltelijke aftrek en beoordeel veranderingen jaarlijks. Bij een leverancierscredit kan een koppeling aan de oorspronkelijke uitgave nodig zijn om de oorspronkelijke aftrek terug te draaien; verrekening met de open factuur leg je apart vast.

Btw-aangifte controleren en vastleggen

Stel bij Rapporten > Btw je werkelijke aangiftefrequentie en eerste nog in te dienen tijdvak in. Controleer de fiscale datums, ontbrekende stukken, onbetaalde leveranciers en eventuele jaarcontrole. De app leest niet welke aangiften je bij de Belastingdienst hebt ingediend. Een intern overzicht over een eigen datumbereik is niet vanzelf een aangiftetijdvak.

Het overzicht toont boekhoudbedragen en afgeronde invulbedragen per rubriek. Geef verschuldigde btw bij verkoop en verlegging aan en trek alleen de toegestane voorbelasting in 5b af. Vrijgestelde omzet en buitenlandse lokale btw vallen buiten de gewone Nederlandse rubrieken. Controleer ook of brongegevens, correcties en het tijdvak volledig zijn.

Dien de aangifte zelf in. Leg pas daarna het overeenkomende overzicht en de werkelijke indieningsdatum vast in UurKlus en bewaar de externe bevestiging. De app bewaart een momentopname; dit is geen verzending of ontvangstbewijs van de Belastingdienst. Afwijkende of ontbrekende oude aangiften moet je afzonderlijk aansluiten.

Historische fouten en aansluiting

Open Fiscale controle vanuit Btw. De signalen helpen oude btw-routes, ontbrekende fiscale datums en onvolledige onderbouwing te vinden. Leg je beoordeling en bewijs vast; een signaal is niet automatisch een belastingfout. Verandert de bron daarna, dan kan een nieuwe beoordeling nodig zijn.

Gebruik Aansluiting bij een vastgelegde aangifte om het oorspronkelijke overzicht met de huidige boekhouding te vergelijken. Is de wijziging al geboekt, start dan vanuit die aansluiting een correctiedossier zonder nieuwe journaalpost. Controleer eerdere handmatige correcties en suppleties. Zonder betrouwbare oude aangifte reconstrueert UurKlus niet wat werkelijk is ingediend.

Onderscheid een actuele fiscale gebeurtenis van een fout in een ingediende aangifte. Voor die fout beoordeel je de samenhangende verschillen gezamenlijk. Tot en met EUR 1.000 btw-verschil gebruik je de eerstvolgende aangifte; daarboven dien je zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 8 weken na ontdekking een suppletie in. Vul extern de gecorrigeerde aangiftegegevens in, niet alleen de verschillen uit het dossier. Zie Btw-aangifte corrigeren voor termijnen en betaling.

Niet betaald: klanten en leveranciers

Een oninbare verkoopfactuur kan bij zekerheid over niet-betaling, en uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum, recht op btw-teruggaaf geven. Volgens de Belastingdienst verminder je daarbij zowel omzet als btw in de oorspronkelijke rubriek 1a of 1b. In UurKlus gebruik je Oninbaar afboeken en voor een latere ontvangst Nabetaling registreren. De ontvangst herstelt de bijbehorende btw in het ontvangsttijdvak. Bij een al ingediende aangifte beoordeel je daarnaast de correctieroute.

Aan de inkoopkant moet eerder afgetrokken btw worden terugbetaald als je uiteindelijk niet betaalt, geld terugkrijgt, of uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum nog niet betaald hebt. Via Uitgaven > Onbetaalde leveranciers leg je datums, betalingen en creditverrekeningen vast. Controleer het voorstel en rond het gekoppelde correctiedossier af; een voorstel alleen boekt nog niets. Latere betaling kan opnieuw aftrek geven. De btw-correctie schrijft de schuld zelf niet af.

ICP, OSS en buitenlandse btw

Onder Btw > ICP en OSS bereid je gewone ICP-opgaven voor één Nederlandse onderneming in euro voor: per maand of toegestaan kalenderkwartaal. Controleer zelf het btw-id in VIES, vervoersbewijs bij goederen, externe omzet en de aansluiting van ICP op rubriek 3b. De kwartaaltoets kijkt naar de EUR 50.000-grens voor goederen in het huidige en de vier voorgaande kwartalen. De app controleert alleen bekende boekingen; wettelijke overgangstijdvakken, jaaropgaven met toestemming en bijzondere situaties verwerk je extern.

Controleer de huidige prestaties en correcties op eerdere vastgelegde perioden. Dien zelf in en leg daarna de werkelijke bedragen, datum en onderbouwing vast. Een leeg beoordeeld tijdvak wordt geen ingediende nihilopgaaf. Een JSON-export is een intern dossierbestand. OSS/IOSS kent een afzonderlijke melding en administratie die UurKlus niet verzorgt; het historische OSS-overzicht is geen indienklare melding.

Buitenlandse lokale btw hoort niet in de Nederlandse voorbelasting. Het buitenlandse-btw-overzicht en de XML-export zijn alleen voorbereiding, zonder toets op lokale aftrekregels, valuta, minimumbedragen of bijlagen. Controleer de teruggaafroute bij de Belastingdienst; een EU-verzoek moet vóór 1 oktober van het volgende jaar binnen zijn. Exporteren dient niets in. Bewaar bewijs en registreer een ontvangen teruggaaf afzonderlijk tegen de geboekte vordering.

Jaarcontrole, investeringen en resultaat

Btw-profiel en aftrek bevat een jaarcontrole voor relevante gemengde, vrijgestelde en KOR-situaties, gedeeltelijke aftrek en investeringen. Leg de berekening, benodigde verwerking en onderbouwing vast vóór je het laatste aangiftetijdvak vastlegt. Een nieuwe bronwijziging kan de beoordeling verouderen. De app signaleert, maar berekent geen volledige pro-rata, privégebruik of meerjarige btw-herziening.

Houd btw-herziening apart van afschrijving. Gewone roerende investeringsgoederen kunnen vijf jaar gevolgd moeten worden en onroerende tien jaar, inclusief ingebruikname. Vanaf 2026 geldt ook een vijfjarige herziening voor kwalificerende investeringsdiensten aan onroerende zaken vanaf EUR 30.000 exclusief btw die vanaf dat jaar in gebruik komen. Beoordeel het werkelijke gebruik, de herzieningsregels en de juiste aangifterubriek; boek niet automatisch alles in 5b.

Winst-en-verliesrekening, balans en jaaroverzicht volgen de boekingen. Ze vormen geen persoonlijke inkomstenbelasting- of vennootschapsbelastingaangifte. Fiscale winstcorrecties, ondernemersaftrek, investeringsaftrek en privéomstandigheden vragen een aparte beoordeling. Assist gebruikt voor inkomstenbelasting een aanpasbaar spaarscenario met 30% als voorbeeld; dit is geen belastingberekening en trekt betaalde belasting of bestaande reserves niet af.

Documenten bewaren en exporteren

Bewaar verzonden en ontvangen facturen in hun oorspronkelijke vorm: digitaal ontvangen blijft digitaal. De gebruikelijke termijn is zeven jaar; voor onroerende zaken en prestaties onder de Unie- of Invoerregeling tien jaar. Bewaar ook de overige administratie en bewijsstukken. Scans moeten aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoen voordat je papier wegdoet.

Open Documentarchief via je gebruikersmenu. Nieuwe opgeslagen UBL-imports bewaren het oorspronkelijke bestand; uitgavenbijlagen en vervangen versies blijven in het archief. Definitieve factuur-PDF en UBL worden bij uitgifte bewaard en hergebruikt. Je kunt per document downloaden of een ZIP-export maken. Het archief blijft zonder betaald abonnement toegankelijk zolang je account bestaat.

Oude ontbrekende documenten worden niet automatisch teruggevonden. Een later gegenereerde historische kopie is niet het oorspronkelijke verzonden bestand. Controleer waarschuwingen, vul ontbrekende originelen aan en bewaar ook externe aangiftebevestigingen. Een documentexport is geen volledige administratieback-up. Download de administratie en bewijsstukken voordat je een account verwijdert en controleer zelf de volledigheid en leesbaarheid van je bewaarkopie.