Uitgaven & Grootboekrekeningen

Zo voeg je een nieuwe uitgave toe, wat er gebeurt met BTW en hoe grootboekrekeningen worden gebruikt.

Handleiding

In het kort

De standaard flow in 60 seconden.

1 Ga naar Uitgaven - Nieuwe uitgave.
2 Vul datum, titel, leverancier (optioneel) en bedrag in.
3 Kies de juiste grootboekrekening. Die wordt meestal automatisch voorgesteld.
4 Kies het juiste BTW type. Meestal is dat "NL factuur (normaal)".
5 Opslaan: UurKlus verwerkt btw-metadata, journaalpost en btw-rubriek.

Tip: bij een gewone Nederlandse bon kies je meestal NL factuur (normaal). Kies EU, import of verlegd alleen als dat echt op de factuur/situatie past.

Stap voor stap: nieuwe uitgave aanmaken

Uitleg per onderdeel in het formulier.

1. Uitgave

Basisgegevens

Datum - de datum van de bon/factuur. Dit bepaalt ook in welk kwartaal het valt.

Categorie - helpt bij het automatisch voorstellen van een grootboekrekening, bijvoorbeeld materialen of gereedschap.

Titel - korte herkenbare omschrijving, zoals "Bouwmarkt materialen" of "Diesel werkbus".

Leverancier - Gebruik het werkelijke leveranciersadres. Het adres is een voorstel voor de btw-keuze, maar bepaalt de plaats van belastingheffing niet.

Project - optioneel, handig voor nacalculatie per project.

Referentie - optioneel, bijvoorbeeld bonnummer of factuurnummer.

2. Boekhouding

Grootboek & BTW

Grootboekrekening - dit is de soort kosten in je administratie. UurKlus stelt deze vaak automatisch voor op basis van categorie.

Voorbeelden

Materialen - 4500
Gereedschap - 4510
Brandstof - 4520
Onderaannemers - 4530
Transport - 4540
Kantoor - 4550
Overig - 4590

BTW aftrek % - standaard 100%. Gebruik dit als BTW niet volledig aftrekbaar is, bijvoorbeeld bij gemengd gebruik van een auto.

BTW type - bepaalt hoe UurKlus de BTW behandelt in je overzichten. Meestal kies je "NL factuur (normaal)".

3. Bedrag & BTW

Rekent automatisch

Bedrag is - Kies bij gewone facturen inclusief of exclusief btw. Bij verlegde inkoop neem je altijd het volledige leveranciersbedrag over. UurKlus berekent de Nederlandse btw daarover voor de aangifte; het bedrag aan de leverancier blijft gelijk.

BTW tarief - 21%, 9% of 0%. Gebruik 0% bij vrijgesteld of 0-tarief.

Bedrag - voer een bedrag in; UurKlus berekent de rest.

Belangrijk: bij opslaan rekent de server de bedragen opnieuw uit. Dat is altijd de bron van waarheid.

BTW type: wat kies ik?

Kies de optie die past bij je bon/factuur.

NL factuur (normaal)

Meest gebruikt

Je leverancier rekent terecht Nederlandse btw, ook als deze een buitenlands adres heeft. UurKlus boekt het aftrekbare deel in 5b; niet-aftrekbare btw verhoogt de kosten. Kies de btw-behandeling bij het bedrag.

NL verlegd (2a)

Bij toepasselijke binnenlandse verlegging vul je 2a en, voor zover aftrekbaar, 5b. Ook een buitenlandse leverancier kan hieronder vallen: bijvoorbeeld bij goederen die al in Nederland zijn of verlegde diensten aan Nederlands vastgoed. Beoordeel de prestatie en betrokken vestiging; alleen het leveranciersland of de tekst "btw verlegd" bepaalt de rubriek niet.

EU goederen/diensten (4b)

Bij een belaste EU-verwerving moeten de goederen vanuit een ander EU-land naar Nederland zijn vervoerd. Voor gewone zakelijke diensten vanuit een EU-vestiging geldt vaak verlegging in 4b. Diensten aan Nederlands vastgoed horen bij verlegging in 2a; voor andere uitzonderingen gebruik je het hulpmiddel van de Belastingdienst. Gebruik het Nederlandse tarief en trek alleen het toegestane deel in 5b af.

Buiten EU: diensten en goederenimport

Gewone zakelijke diensten vanuit een vestiging buiten de EU met naar jou verlegde Nederlandse btw gaan naar 4a en, voor zover aftrekbaar, 5b. Bijzondere plaatsregels kunnen afwijken; verlegde diensten aan Nederlands vastgoed horen in 2a. Bij goederenimport boek je de leveranciersfactuur zonder invoer-btw. Maak voor het invoerdocument een aparte uitgave met de invoerdatum en documentreferentie: betaalde of te betalen Nederlandse invoer-btw gaat alleen als aftrekbare voorbelasting naar 5b. Kies artikel 23 uitsluitend bij een toepasselijke vergunning, of verplichte verlegging bij aangewezen goederen. Dan komen de btw-grondslag van het invoerdocument en de berekende btw in 4a, met het aftrekbare deel in 5b. De grondslag kan door invoerrechten en bijkomende kosten afwijken van de leveranciersprijs. Vul bij kosten alleen nog niet geboekte kosten in, eventueel € 0; boek de goederen niet dubbel. Deze routes gelden voor invoer in Nederland op jouw naam. Bestaande importboekingen zonder vastgelegde behandeling moeten eerst worden beoordeeld; de update past ze niet automatisch aan.

Geen BTW / buiten scope

Kies vrijgesteld, 0% of geen btw alleen als die behandeling op de prestatie van toepassing is. Een factuur zonder btw of zonder aftrekrecht kan nog steeds verlegde btw vereisen. Buitenlandse lokale btw hoort niet in Nederlandse voorbelasting.

Let op: dit is een praktische uitleg. Bij twijfel: overleg met je boekhouder.

Niet-betaalde leveranciersfacturen

Voorbelasting terugbetalen als je uiteindelijk niet betaalt.

Heb je btw op een leveranciersfactuur al als voorbelasting afgetrokken voordat je betaalde, maar betaal je de factuur uiteindelijk niet of slechts gedeeltelijk? Dan moet je de te veel afgetrokken btw terugbetalen.

Terugbetalen gebeurt zodra je geld van de leverancier terugkrijgt, zodra duidelijk is dat je niet volledig gaat betalen, of uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum.
Betaal je later alsnog nadat je btw hebt terugbetaald, dan mag je de btw opnieuw als voorbelasting aftrekken.
Leg bij open leveranciersfacturen de echte vervaldatum vast in je administratie of referentie, zodat je de 1-jaarstermijn kunt bewaken.

UurKlus bewaart bij uitgaven nu geen aparte vervaldatum. Boek deze terugbetaling daarom via btw-correctie of overleg met je boekhouder; volledig automatische signalering vraagt eerst een echte crediteuren-open-post-flow.

Buitenlandse btw: gegevensoverzicht

Voorbereiding van een verzoek; geen indienbaar aangiftebestand.

Kies bij de uitgave Buitenlandse lokale btw en vul het btw-land en het werkelijke btw-bedrag in euro in. Laat het tarief leeg bij meerdere tarieven. Buitenlandse btw komt nooit in de Nederlandse voorbelasting. Nog te beoordelen of niet terug te vragen btw blijft kosten of aanschafwaarde. Alleen het beoordeelde terug te vragen deel komt op balansrekening 1540 Buitenlandse btw te vorderen.

Wat neemt UurKlus mee?

Alleen expliciet geboekte buitenlandse lokale btw met een EU-btw-land buiten Nederland, status Te verzoeken en een terug te vragen bedrag. Het adres van de leverancier bepaalt de selectie niet.
Werkelijk btw-land en leveranciersland apart, factuurnummer, datum, bedragen en het beoordeelde terug te vragen deel. Alle bedragen zijn in euro; dit is geen omrekening naar de indienvaluta van het betreffende land.
Verwijzingen naar opgeslagen bonnen; de export bevat de bijlagen zelf niet.
Ontbrekende factuurgegevens en bewijsstukken worden vermeld. Niet beoordeelde, niet terug te vragen of al ingediende posten staan niet in dit voorbereidingsbestand.

Hoe gebruik je het overzicht?

Controleer de lokale aftrekregels, je belaste zakelijke gebruik en de juiste teruggaafroute. Bij aangifteplicht in het btw-land vraag je daar terug via de lokale aangifte. Voor landen buiten de EU raadpleeg je de buitenlandse belastingdienst.
Deze XML gebruikt een eigen UurKlus-formaat. Er is geen gevalideerde koppeling met het indienportaal. De selectie toetst geen landvereisten, valuta, bijlagen, minimumbedragen, termijnen of toegestane aanvraagperioden.
Dien zelf in via de toepasselijke route. Alleen exporteren verandert de status niet. Zet na indiening de uitgave op Verzoek ingediend. Boek een ontvangen teruggaaf via de bank tegen 1540; de status registreert geen betaling. Laat na ontvangst het beoordeelde bedrag staan; de bankboeking vereffent de vordering. Laat na ontvangst het beoordeelde bedrag staan; de bankboeking vereffent de vordering.

Bewaar de originele factuur, beoordeling en eventuele valutaomrekening. Historische uitgaven worden niet automatisch omgezet; beoordeel die aan de hand van de factuur.

Vaste activa (investering)

Wanneer zet je dit aan?

Zet Vaste activa aan bij grotere investeringen die je over meerdere jaren afschrijft, zoals machines, grote gereedschappen of inventaris.

Wat gebeurt er?

Netto bedrag wordt geboekt op vaste activa, bijvoorbeeld 0200.
BTW wordt verwerkt als voorbelasting (1520) als aftrekbaar.
Afschrijvingen worden per afgeronde maand bijgewerkt wanneer je Bezittingen opent, bijvoorbeeld naar 4005.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Antwoorden op de meest voorkomende vragen.

Ik heb alleen een kassabon. Welke BTW-instelling kies ik?

In 95% van de gevallen kies je "NL factuur (normaal)" en het juiste BTW-tarief, meestal 21%. UurKlus verwerkt dit automatisch als kosten plus voorbelasting.

Wat gebeurt er als ik "BTW aftrek %" lager zet?

Alleen dat percentage van de BTW wordt als aftrekbare voorbelasting geboekt. De rest van de BTW wordt automatisch bij de kosten opgeteld.

Voorbeeld: EUR 21 BTW, aftrek % = 50% geeft EUR 10,50 aftrekbaar en EUR 10,50 extra kosten.

Moet ik zelf een grootboekrekening kiezen?

Nee, meestal niet. Op basis van de categorie stelt UurKlus automatisch een rekening voor. Je kunt dit aanpassen als je dat wilt.

Wat gebeurt er als ik "Betaald" uitzet?

De uitgave blijft openstaan bij crediteuren. Let op: als je de btw al hebt afgetrokken en de factuur uiteindelijk niet betaalt, moet te veel afgetrokken voorbelasting worden terugbetaald.

Wanneer zet ik "Vaste activa" aan?

Bij grotere investeringen die je over meerdere jaren afschrijft, zoals machines, grote gereedschappen of inventaris.

Wordt dit automatisch meegenomen in mijn BTW-aangifte?

Ja. Op basis van BTW-type, tarief en aftrek % worden bedragen automatisch toegewezen aan de juiste rubrieken, zoals 2a, 4a, 4b en 5b voor inkopen en 1a/1b/1c/1e/3a/3b voor verkopen.

Twijfel je? Kies de meest logische optie en overleg later met je boekhouder. Alles blijft inzichtelijk en aanpasbaar.

Praktische voorbeelden

Zo zou je deze uitgaven invullen.

Voorbeeld 1 - Bouwmarkt bon (meest voorkomend)

Situatie

Bouwmarkt bon voor materialen, EUR 121 inclusief BTW (21%).

Resultaat

Netto EUR 100 kosten plus EUR 21 voorbelasting.

Categorie: Materialen
Grootboekrekening: 4500 - Kosten materialen
BTW type: NL factuur (normaal)
BTW tarief: 21%
BTW aftrek %: 100%
Bedrag is: Incl. BTW
Bedrag: EUR 121,00

Voorbeeld 2 - Brandstof met deels privegebruik

Tankbon van EUR 100 inclusief BTW. Auto wordt 50% zakelijk gebruikt.

Categorie: Brandstof
Grootboekrekening: 4520 - Brandstofkosten
BTW type: NL factuur (normaal)
BTW tarief: 21%
BTW aftrek %: 50%
Resultaat: helft BTW aftrekbaar, helft extra kosten

Voorbeeld 3 - Onderaannemer met BTW verlegd

Factuur van onderaannemer zonder BTW met tekst "BTW verlegd".

Categorie: Onderaannemers
Grootboekrekening: 4530
BTW type: NL verlegd (2a)
BTW tarief: 21%
Bedrag is: Excl. BTW
Resultaat: btw in 2a en aftrekbaar deel in 5b

Voorbeeld 4 - Grote investering (vaste activa)

Aanschaf professionele zaagmachine van EUR 2.420 inclusief BTW.

Vaste activa: Aan
Startdatum: Aanschafdatum
Afschrijving: 5 jaar
Netto: naar vaste activa (0200)
BTW: naar voorbelasting (1520)

Begrippen

Snelle uitleg.

Grootboekrekening

Categorie in je boekhouding

Bijvoorbeeld materialen, gereedschap, omzet, BTW of debiteuren.

Voorbelasting

BTW die je mag terugvragen

Alleen het aftrekbare deel wordt geboekt op 5b. Het niet-aftrekbare deel verhoogt de kosten.

Crediteuren

Openstaande leveranciers

Als je op niet betaald zet, blijft dit openstaan tot betaling.

Praktische tips

Voor een nette administratie.

Gebruik duidelijke titels, zoals "Bouwmaat - hout + schroeven".

Koppel aan project als je later marge per project wilt zien.

BTW aftrek % alleen aanpassen als je weet dat BTW deels prive of gemengd is; bij verlegde btw blijft de verschuldigde btw volledig zichtbaar in 2a/4a/4b.

Tip: als je veel dezelfde leveranciers hebt, voeg ze toe en selecteer ze steeds opnieuw. Dat scheelt tijd.