UurKlus

Uitgaven & Grootboekrekeningen

Zo voeg je een nieuwe uitgave toe, wat er gebeurt met BTW en hoe grootboekrekeningen worden gebruikt.

Handleiding

In het kort

De standaard flow in 60 seconden.

  1. 1 Ga naar Uitgaven - Nieuwe uitgave.
  2. 2 Vul datum, titel, leverancier (optioneel) en bedrag in.
  3. 3 Kies de juiste grootboekrekening. Die wordt meestal automatisch voorgesteld.
  4. 4 Kies het juiste BTW type. Meestal is dat "NL factuur (normaal)".
  5. 5 Opslaan: UurKlus verwerkt BTW en boekt het intern in het juiste overzicht.
Tip: als je alleen een kassabonnetje hebt uit Nederland, kies je vrijwel altijd NL factuur (normaal) met BTW 21%, 9% of 0%.

Stap voor stap: nieuwe uitgave aanmaken

Uitleg per onderdeel in het formulier.

1. Uitgave

Basisgegevens

Datum - de datum van de bon/factuur. Dit bepaalt ook in welk kwartaal het valt.

Categorie - helpt bij het automatisch voorstellen van een grootboekrekening, bijvoorbeeld materialen of gereedschap.

Titel - korte herkenbare omschrijving, zoals "Bouwmarkt materialen" of "Diesel werkbus".

Leverancier - optioneel, handig voor terugzoeken en administratie.

Project - optioneel, handig voor nacalculatie per project.

Referentie - optioneel, bijvoorbeeld bonnummer of factuurnummer.

2. Boekhouding

Grootboek & BTW

Grootboekrekening - dit is de soort kosten in je administratie. UurKlus stelt deze vaak automatisch voor op basis van categorie.

Voorbeelden
  • Materialen - 4500
  • Gereedschap - 4510
  • Brandstof - 4520
  • Onderaannemers - 4530
  • Transport - 4540
  • Kantoor - 4550
  • Overig - 4590

BTW aftrek % - standaard 100%. Gebruik dit als BTW niet volledig aftrekbaar is, bijvoorbeeld bij gemengd gebruik van een auto.

BTW type - bepaalt hoe UurKlus de BTW behandelt in je overzichten. Meestal kies je "NL factuur (normaal)".

3. Bedrag & BTW

Rekent automatisch

Bedrag is - kies of je het bedrag inclusief of exclusief BTW invoert.

BTW tarief - 21%, 9% of 0%. Gebruik 0% bij vrijgesteld of 0-tarief.

Bedrag - voer een bedrag in; UurKlus berekent de rest.

Belangrijk: bij opslaan rekent de server de bedragen opnieuw uit. Dat is altijd de bron van waarheid.

BTW type: wat kies ik?

Kies de optie die past bij je bon/factuur.

NL factuur (normaal)
Meest gebruikt

Je leverancier rekent BTW op de factuur of bon. UurKlus boekt kosten plus voorbelasting als die aftrekbaar is.

NL verlegd (2a)

Je ontvangt een factuur zonder BTW met vermelding "BTW verlegd". UurKlus berekent de BTW en verwerkt dit in de juiste rubriek.

EU verwerving (4b)

Aankoop uit de EU waarbij je BTW moet aangeven via verwerving. UurKlus berekent BTW en verwerkt dit in de EU-rubriek.

Diensten buiten EU (4a)

Diensten van buiten de EU waarbij BTW verschuldigd kan zijn in Nederland. UurKlus verwerkt dit onder de juiste rubriek.

Geen BTW / buiten scope

Gebruik dit als er geen BTW van toepassing is, bijvoorbeeld prive, vrijgesteld of buiten Nederlandse scope.

Let op: dit is een praktische uitleg. Bij twijfel: overleg met je boekhouder.

EU VAT Refund XML export

Voor buitenlandse EU-btw die je via Nederland wilt terugvragen.

Op het BTW-aangifte scherm staat naast de CSV-export ook EU VAT Refund XML. Deze export verzamelt uitgaven uit andere EU-landen waarbij buitenlandse btw op de factuur staat. Gebruik dit als voorbereiding voor het portaal van de Belastingdienst of Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Wat neemt UurKlus mee?
  • Alleen EU-leveranciers buiten Nederland met btw-bedrag groter dan 0.
  • Leverancier, land, factuurnummer, datum, omschrijving en bedragen.
  • Bon- of factuurbijlage als die bij de uitgave is opgeslagen.
  • Waarschuwingen voor ontbrekende btw-nummers, factuurnummers en verplichte bijlagen.
Hoe kun je de XML testen?
  • Test eerst of de XML technisch geldig is met een XML validator, bij voorkeur lokaal of in je browser.
  • Valideren tegen XSD kan alleen als je het officiele schema hebt; dat schema is niet publiek beschikbaar in UurKlus.
  • De echte eindcontrole blijft de import of upload in het Belastingdienst-portaal.
Let op privacy: deze XML kan leveranciers, btw-nummers, bedragen en bonverwijzingen bevatten. Upload echte bestanden niet zomaar naar willekeurige online validators.

Vaste activa (investering)

Wanneer zet je dit aan?

Zet Vaste activa aan bij grotere investeringen die je over meerdere jaren afschrijft, zoals machines, grote gereedschappen of inventaris.

Wat gebeurt er?
  • Netto bedrag wordt geboekt op vaste activa, bijvoorbeeld 0200.
  • BTW wordt verwerkt als voorbelasting (1520) als aftrekbaar.
  • Afschrijvingen kun je later per periode laten genereren, bijvoorbeeld naar 4005.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Antwoorden op de meest voorkomende vragen.

Ik heb alleen een kassabon. Welke BTW-instelling kies ik?

In 95% van de gevallen kies je "NL factuur (normaal)" en het juiste BTW-tarief, meestal 21%. UurKlus verwerkt dit automatisch als kosten plus voorbelasting.

Wat gebeurt er als ik "BTW aftrek %" lager zet?

Alleen dat percentage van de BTW wordt als aftrekbare voorbelasting geboekt. De rest van de BTW wordt automatisch bij de kosten opgeteld.

Voorbeeld: EUR 21 BTW, aftrek % = 50% geeft EUR 10,50 aftrekbaar en EUR 10,50 extra kosten.

Moet ik zelf een grootboekrekening kiezen?

Nee, meestal niet. Op basis van de categorie stelt UurKlus automatisch een rekening voor. Je kunt dit aanpassen als je dat wilt.

Wat gebeurt er als ik "Betaald" uitzet?

De uitgave blijft openstaan bij crediteuren. Handig als je een factuur nog moet betalen.

Wanneer zet ik "Vaste activa" aan?

Bij grotere investeringen die je over meerdere jaren afschrijft, zoals machines, grote gereedschappen of inventaris.

Wordt dit automatisch meegenomen in mijn BTW-aangifte?

Ja. Op basis van BTW-type, tarief en aftrek % worden bedragen automatisch toegewezen aan de juiste rubrieken, zoals 1a, 2a, 4a, 4b en 5b.

Twijfel je? Kies de meest logische optie en overleg later met je boekhouder. Alles blijft inzichtelijk en aanpasbaar.

Praktische voorbeelden

Zo zou je deze uitgaven invullen.

Voorbeeld 1 - Bouwmarkt bon (meest voorkomend)

Situatie

Bouwmarkt bon voor materialen, EUR 121 inclusief BTW (21%).

Resultaat

Netto EUR 100 kosten plus EUR 21 voorbelasting.

  • Categorie: Materialen
  • Grootboekrekening: 4500 - Kosten materialen
  • BTW type: NL factuur (normaal)
  • BTW tarief: 21%
  • BTW aftrek %: 100%
  • Bedrag is: Incl. BTW
  • Bedrag: EUR 121,00

Voorbeeld 2 - Brandstof met deels privegebruik

Tankbon van EUR 100 inclusief BTW. Auto wordt 50% zakelijk gebruikt.

  • Categorie: Brandstof
  • Grootboekrekening: 4520 - Brandstofkosten
  • BTW type: NL factuur (normaal)
  • BTW tarief: 21%
  • BTW aftrek %: 50%
  • Resultaat: helft BTW aftrekbaar, helft extra kosten

Voorbeeld 3 - Onderaannemer met BTW verlegd

Factuur van onderaannemer zonder BTW met tekst "BTW verlegd".

  • Categorie: Onderaannemers
  • Grootboekrekening: 4530
  • BTW type: NL verlegd (2a)
  • BTW tarief: 21%
  • Bedrag is: Excl. BTW
  • Resultaat: BTW automatisch berekend en aangegeven

Voorbeeld 4 - Grote investering (vaste activa)

Aanschaf professionele zaagmachine van EUR 2.420 inclusief BTW.

  • Vaste activa: Aan
  • Startdatum: Aanschafdatum
  • Afschrijving: 5 jaar
  • Netto: naar vaste activa (0200)
  • BTW: naar voorbelasting (1520)

Begrippen

Snelle uitleg.

Grootboekrekening
Categorie in je boekhouding

Bijvoorbeeld materialen, gereedschap, omzet, BTW of debiteuren.

Voorbelasting
BTW die je mag terugvragen

Wordt verwerkt als aftrekbare BTW als je aftrek % hoger is dan 0.

Crediteuren
Openstaande leveranciers

Als je op niet betaald zet, blijft dit openstaan tot betaling.

Praktische tips

Voor een nette administratie.

Gebruik duidelijke titels, zoals "Bouwmaat - hout + schroeven".
Koppel aan project als je later marge per project wilt zien.
BTW aftrek % alleen aanpassen als je weet dat BTW deels prive of gemengd is.
Tip: als je veel dezelfde leveranciers hebt, voeg ze toe en selecteer ze steeds opnieuw. Dat scheelt tijd.