Facturen maken, controleren en opvolgen
Een factuur start als concept. Je bouwt regels op, controleert klantgegevens en BTW, maakt de factuur definitief en volgt daarna verzending en betaling.
Hoe het werkt
De normale route van concept naar betaling.
- 1 Maak een nieuwe factuur en kies de juiste klant. Controleer adres, e-mail, land en BTW-nummer voordat je verdergaat.
- 2 Voeg factuurregels toe. Per regel kies je omschrijving, aantal, prijs, korting en BTW-behandeling.
- 3 Controleer subtotalen, BTW en totaalbedrag. UurKlus rekent de bedragen opnieuw uit bij opslaan.
- 4 Zolang de factuur concept is kun je regels aanpassen of verwijderen. Gebruik dit moment voor de laatste inhoudelijke controle.
- 5 Maak de factuur definitief. Daarna wordt de factuur geboekt en kun je PDF/UBL gebruiken voor verzending of administratie.
- 6 Registreer betalingen wanneer geld binnenkomt. Bij correcties maak je meestal een creditfactuur in plaats van de originele factuur te wijzigen.
Factuur fout en btw-aangifte al gedaan?
Een conceptfactuur kun je gewoon aanpassen. Een definitieve factuur corrigeer je met een creditfactuur. Is de btw-aangifte al ingediend, kijk dan ook of je een btw-correctie nodig hebt: tot en met EUR 1.000 in de volgende aangifte, boven EUR 1.000 via suppletie btw.
Lees hoe btw-correcties werkenStatussen
Elke status bepaalt wat je nog kunt doen.
Vrij bewerkbaar. Geschikt om regels, klantgegevens en BTW-instellingen te controleren.
De factuur is vastgelegd en geboekt. Inhoudelijk wijzigen doe je dan niet meer zomaar.
De factuur is naar de klant gestuurd of gemarkeerd als verzonden. Volg daarna betaling op.
Een betaling is geregistreerd. De openstaande post bij debiteuren wordt verminderd.
Gebruik dit voor terugdraaien of corrigeren van een definitieve factuur.
Betalingsherinneringen
Handmatig opvolgen wanneer een factuur verlopen is.
Vanuit de factuurdetails kun je handmatig herinnering 1, 2 of 3 versturen. De optie verschijnt alleen bij definitieve of verzonden facturen die nog openstaan en waarvan de vervaldatum voorbij is.
- UurKlus maakt eerst een conceptmail die je kunt controleren en aanpassen.
- De tekst en factuur-PDF volgen de taal die bij de klant is ingesteld.
- Na verzending wordt de herinnering gelogd bij de factuur, inclusief niveau, ontvanger, onderwerp, datum en openstaand bedrag.
BTW op facturen
De BTW-keuze stuurt zowel het totaal op de factuur als de boeking.
Gebruik dit voor normale Nederlandse omzet. UurKlus boekt omzet en af te dragen BTW in de juiste rubriek.
Gebruik dit alleen als de BTW naar de afnemer is verlegd. Zet dit duidelijk op de factuur en controleer klantgegevens.
Gebruik dit bij zakelijke EU-klanten wanneer de levering of dienst onder EU-regels valt. Controleer altijd het BTW-nummer.
Gebruik dit voor situaties buiten de EU. Let op bewijsstukken en bespreek twijfelgevallen met je boekhouder.
Gebruik dit niet als snelle korting. Kies het alleen als de prestatie echt zonder BTW of met 0% gefactureerd moet worden.