Facturen maken, controleren en opvolgen
Een factuur start als concept. Je bouwt regels op, controleert klantgegevens en BTW, maakt de factuur definitief en volgt daarna verzending en betaling.
Hoe het werkt
De normale route van concept naar betaling.
- 1 Maak een nieuwe factuur en kies de juiste klant. Controleer adres, e-mail, land en BTW-nummer voordat je verdergaat.
- 2 Voeg factuurregels toe. Per regel kies je omschrijving, aantal, prijs, korting en BTW-behandeling.
- 3 Controleer de regel 'Levering' of 'Werkperiode'. Urenfacturen nemen de werkdatums over; bij handmatige facturen wordt de factuurdatum voorgesteld. Via 'Wijzigen' kies je zo nodig een andere datum, periode of ontvangen vooruitbetaling. Je keuze wordt meegenomen bij definitief maken. Controleer ook de bedragen, btw en klantgegevens.
- 4 Zolang de factuur concept is kun je regels aanpassen of verwijderen. Gebruik dit moment voor de laatste inhoudelijke controle.
- 5 Maak de factuur definitief. Daarna wordt de factuur geboekt en kun je PDF/UBL gebruiken voor verzending of administratie.
- 6 Registreer betalingen wanneer geld binnenkomt. Bij correcties maak je meestal een creditfactuur in plaats van de originele factuur te wijzigen.
Factuur fout en btw-aangifte al gedaan?
Pas een concept aan voordat je definitief maakt. Corrigeer een definitieve factuur met een creditfactuur of aanvullende factuur. Een nieuwe prijsvermindering hoort bij het nieuwe tijdvak en is niet vanzelf een fout in de oude aangifte. Was een ingediende aangifte onjuist? Vergelijk die met de boekhouding en volg de correctieroute; boek bestaande wijzigingen niet dubbel.
Lees hoe btw-correcties werkenOnline betalen met Stripe
Wil je klanten direct vanuit de factuur laten betalen? Koppel Stripe bij Online betalingen in je bedrijfsinstellingen. Daarna kun je bij definitieve facturen een betaallink aanmaken en meesturen met de factuurmail.
- De ondernemer rondt eerst de Stripe onboarding af, zodat betalingen en uitbetalingen actief zijn.
- Bij een definitieve of verzonden factuur kun je een Stripe betaallink aanmaken.
- De betaallink kan in de factuurmail worden meegestuurd en op de factuur-PDF worden getoond.
- Wanneer Stripe een succesvolle betaling doorgeeft, verwerkt UurKlus de factuurbetaling in de administratie.
Creditfactuur maken
Gebruik een creditfactuur om een definitieve factuur zichtbaar en controleerbaar te corrigeren.
Wanneer gebruik je een creditfactuur?
Een definitieve factuur is onderdeel van je administratie. Als daar later iets aan moet worden teruggedraaid, maak je daarom geen stille wijziging in de originele factuur, maar een nieuwe creditfactuur die verwijst naar de oorspronkelijke factuur.
- De klant krijgt het hele bedrag of een deel terug.
- Er stond een verkeerd bedrag, aantal, korting of btw-bedrag op de definitieve factuur.
- Een opdracht is geannuleerd nadat de factuur al definitief was gemaakt.
- Je wilt netjes kunnen aantonen welke factuur is gecorrigeerd en waarom.
Zo doe je dat in UurKlus
- 1 Open de definitieve, verzonden of betaalde oorspronkelijke factuur. UurKlus maakt geen creditfactuur van een creditfactuur en staat via deze actie één gekoppelde creditfactuur per oorspronkelijke factuur toe.
- 2 Kies Creditfactuur aanmaken. UurKlus maakt een conceptcreditfactuur met een verwijzing naar de originele factuur.
- 3 Controleer de regels en bedragen. Een creditfactuur moet een negatief totaalbedrag hebben.
- 4 Maak de creditfactuur definitief zodra de correctie klopt. Daarna verschijnt er een negatieve open post.
- 5 Betaal je geld terug aan de klant? Registreer dan een negatieve betaling op de creditfactuur, bijvoorbeeld -205,70.
Oninbare facturen afboeken
Gebruik dit pas als innen niet meer realistisch is.
Als een klant een definitieve of verzonden factuur niet betaalt, kun je de openstaande vordering als oninbaar afboeken zodra zeker is dat deze niet meer wordt betaald. Uiterlijk na 1 jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum geldt de vordering als oninbaar; zonder betalingsafspraak geldt eerst de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst.
- De afboeking gebruikt het bedrag dat op de fiscale afboekdatum nog onbetaald was. UurKlus vermindert daarmee de debiteur.
- Het netto deel wordt geboekt als verlies op oninbare debiteuren; het btw-deel verlaagt de te betalen btw.
- De app gebruikt de uiterste betaaldatum plus één jaar. Was eerder al zeker dat de klant niet zou betalen, vul dan de eerdere datum en reden in en bewaar bewijs. De nog onbetaalde omzet én btw verminderen de oorspronkelijke binnenlandse rubriek, meestal 1a of 1b, in dat tijdvak. Bij laat afboeken worden al geregistreerde latere ontvangsten in hun ontvangsttijdvak verwerkt. Was een betrokken aangifte al ingediend, controleer dan de aansluiting en correctieroute.
- Komt er later alsnog geld binnen? Kies 'Nabetaling registreren' op de factuur en vul het ontvangen bedrag en de werkelijke betaaldatum in. UurKlus herstelt het bijbehorende verlies en neemt de eerder teruggevraagde omzet en btw voor het ontvangen deel weer op in het tijdvak van ontvangst. Het niet ontvangen deel blijft afgeboekt.
Statussen
Elke status bepaalt wat je nog kunt doen.
Vrij bewerkbaar. Geschikt om regels, klantgegevens en BTW-instellingen te controleren.
De factuur is vastgelegd en geboekt. Inhoudelijk wijzigen doe je dan niet meer zomaar.
De factuur is naar de klant gestuurd of gemarkeerd als verzonden. Volg daarna betaling op.
Een betaling is geregistreerd. De openstaande post bij debiteuren wordt verminderd.
De openstaande vordering is afgeboekt. De bijbehorende omzet en btw verminderen het overzicht in het tijdvak waarin de vordering oninbaar werd. Een al ingediende aangifte wordt hiermee niet gewijzigd.
Gebruik dit voor terugdraaien of corrigeren van een definitieve factuur.
Betalingsherinneringen
Handmatig opvolgen wanneer een factuur verlopen is.
Vanuit de factuurdetails kun je handmatig herinnering 1, 2 of 3 versturen. De optie verschijnt alleen bij definitieve of verzonden facturen die nog openstaan en waarvan de vervaldatum voorbij is.
- UurKlus maakt eerst een conceptmail die je kunt controleren en aanpassen.
- De tekst en factuur-PDF volgen de taal die bij de klant is ingesteld.
- Na verzending wordt de herinnering gelogd bij de factuur, inclusief niveau, ontvanger, onderwerp, datum en openstaand bedrag.
BTW op facturen
De BTW-keuze stuurt zowel het totaal op de factuur als de boeking.
Gebruik dit voor normale Nederlandse omzet. UurKlus boekt 21% in rubriek 1a, 9% in 1b en andere belaste binnenlandse tarieven in 1c.
Gebruik dit alleen als de BTW naar de afnemer is verlegd. UurKlus neemt de omzet op in rubriek 1e, zonder af te dragen btw. Rubriek 2a is voor btw die naar jou als afnemer is verlegd.
Bij gewone diensten aan EU-particulieren of EU-klanten zonder btw-id stelt UurKlus Nederlandse btw voor. Het juiste tarief hangt af van de dienst. Bij onder meer vastgoed, digitale diensten en goederen gelden mogelijk andere regels; gebruik daarvoor het hulpmiddel van de Belastingdienst in het regelformulier. OSS/IOSS wordt nog niet ondersteund; verwerk deze verkopen en meldingen extern. Onder Btw vind je ICP en OSS: controleer gewone ICP per maand of toegestaan kwartaal en leg de externe opgaaf met correcties vast. De oude algemene keuze 'EU-particulierdiensten' moet vóór finaliseren worden vervangen door een concrete btw-behandeling. Bij zakelijke EU-klanten met een gecontroleerd btw-id kunnen intracommunautaire prestaties in rubriek 3b en de ICP-opgaaf vallen.
Gebruik export goederen buiten de EU voor rubriek 3a. Diensten buiten de EU vallen meestal buiten de Nederlandse btw-aangifte. Bewijsstukken blijven belangrijk.
Onderscheid binnenlandse 0%-omzet en binnenlands verlegde omzet in 1e van vrijgestelde omzet buiten de aangifte. Bij een vastgelegd KOR- of vrijgesteld profiel gebruikt de gewone binnenlandse verkooproute vrijstelling. Zonder btw factureren is geen korting en betekent niet automatisch dat er geen aangifteverplichting is.
UurKlus ondersteunt de margeregeling voorlopig niet. Hiervoor zijn een inkoopregistratie, berekening van de belastbare winstmarge en een factuur zonder afzonderlijk vermelde btw nodig. Nieuwe margefacturen en -offertes zijn daarom geblokkeerd. Bestaande posten blijven zichtbaar en worden niet automatisch aangepast. Laat deze en eventuele eerdere aangiften beoordelen; zet ze niet zomaar om naar 0% of gewone btw. Gewone btw over de volledige verkoopprijs kan alleen na een bewuste keuze voor de normale btw-regeling.
Omzetrekeningen
Omzetrekeningen helpen bij rapportage; het btw-type en de fiscale datum sturen de aangifte.
UurKlus gebruikt aparte omzetrekeningen voor rapportage en jaarwerk. De btw-aangifte blijft leidend op basis van de btw-metadata per journaalregel.
- 8000 - Omzet binnenland 21% (rubriek 1a)
- 8010 - Omzet binnenland 9% (rubriek 1b)
- 8020 - Omzet binnenland 0% / verlegd (rubriek 1e)
- 8025 - Omzet binnenland overige tarieven (rubriek 1c)
- 8030 - Omzet EU B2B / ICP (rubriek 3b)
- 8040 - Omzet export buiten EU goederen (rubriek 3a)
- 8050 - Omzet vrijgesteld / geen btw
- 8060 - Historische OSS / EU B2C-omzet; nieuwe OSS/IOSS-facturen worden niet ondersteund
- 8070 - Historische margeomzet; nieuwe margefacturen worden niet ondersteund
- 8080 - Omzet buitenland overig