Overstappen met een XAF auditfile
Met een XML Auditfile Financieel kun je gegevens uit een vorige boekhouding importeren in UurKlus. Je kunt dit zelf doen als je Pro gebruiker bent, heb je hulp nodig neem dan contact met ons op.
Wanneer gebruik je deze route?
XAF is bedoeld voor een begeleide overstap, niet voor het stil aanpassen van bestaande historie.
Ideaal: er staan nog geen facturen, uitgaven, uren of boekingen in UurKlus. De import kan dan de basis rustig opbouwen.
Als er al klanten of leveranciers bestaan, controleer dan de koppelingen voordat je het dossier toepast.
Als er al boekingen of facturen bestaan, werk dan met een conversieplan en maak vooraf een back-up.
Stappenplan
De flow is bewust in meerdere controles verdeeld.
- 1 Maak of open de klantadministratie in UurKlus en controleer of deze leeg of bijna leeg is.
- 2 Exporteer in het vorige boekhoudpakket een XAF-bestand per boekjaar, bij voorkeur versie 3.2 of 4.0.
- 3 Upload het .xaf- of .xml-bestand via Overstappen. UurKlus analyseert eerst alleen de inhoud.
- 4 Controleer de preview: periode, software, grootboekrekeningen, relaties, dagboeken, transacties en mogelijke issues.
- 5 Sla het bestand op als overstapdossier. Dit legt de bron veilig vast zonder direct alles toe te passen.
- 6 Controleer mappings en pas het dossier daarna toe. Opnieuw toepassen maakt geen dubbele journaalposten voor dezelfde XAF-import.
Wat slaat UurKlus op?
De import is gericht op veilige reconstructie van bruikbare administratiegegevens.
Bronbestand, hash, periode, software, bedrijfsgegevens, aantallen en issues blijven terug te vinden.
Grootboekrekeningen, klanten en leveranciers worden gekoppeld of aangemaakt wanneer dat veilig kan.
Gebalanceerde XAF-transacties worden als vergrendelde journaalposten opgeslagen met bronverwijzing.
Waar de auditfile voldoende gegevens bevat, kan de import facturen en uitgaven reconstrueren. Dat zijn geen teruggevonden originele PDF- of UBL-documenten. Controleer volledigheid, btw en aansluiting en bewaar de oorspronkelijke brondocumenten apart.
XAF exporteren uit boekhoudpakketten
Gebruik bij voorkeur een auditfile per boekjaar. Exporteer relaties of NAW-gegevens mee als het pakket die optie biedt.
Kies Instellingen > Boekhouding > Boekhouding exporteren en selecteer auditfile. Controleer of je categorieën grootboekcodes hebben. Exporteer bij voorkeur vóór de jaarafsluiting, omdat die de resultatenrekening kan leegboeken.
Moneybird handleidingGa naar Beheer > Exporteren > Auditfile. Kies boekjaar of periode, indeling per maand of week en waar mogelijk versie 3.2.
e-Boekhouden handleidingGebruik in SnelStart Web Bestanden downloaden voor Auditfiles, of in SnelStart 12 Rapportage > Financieel > Boekingsverslagen. Neem NAW-gegevens mee als dat kan.
SnelStart handleidingDe exportroute verschilt tussen Exact-producten en versies. Gebruik de auditfile-export voor XML Auditfile Financieel (XAF) en controleer het boekjaar en de gegevens in de preview. Een beveiligd XFC/ADC-bestand is geen XAF-importbestand.
Exact handleiding