Offertes maken, versturen en omzetten naar factuur
Met offertes leg je een voorstel vast voordat je factureert. Je gebruikt klantgegevens, regels en bedragen zoals bij facturen, en zet een akkoord daarna direct om naar een conceptfactuur.
Hoe het werkt
De normale route van voorstel naar factuur.
- 1 Maak een nieuwe offerte en kies de klant. UurKlus vult klantgegevens over en geeft automatisch een offertenummer.
- 2 Controleer offertedatum, geldigheid, kenmerk en eventuele projectkoppeling.
- 3 Voeg regels toe met omschrijving, aantal, prijs en BTW. De totalen worden opnieuw berekend bij opslaan.
- 4 Mail de offerte naar de klant. UurKlus bewaart eerst de PDF en de inhoud van deze versie. Opnieuw mailen gebruikt hetzelfde document.
- 5 Leg een ontvangen akkoord vast op de detailpagina en zet de offerte om naar een factuur. Regels en bedragen worden overgenomen.
Belangrijkste onderdelen
Waar offertes in UurKlus om draaien.
Je begint met een bewerkbaar concept. Mailen, een status vastleggen of omzetten naar factuur legt de versie vast. Status vastleggen registreert jouw keuze; het verstuurt geen e-mail en verzamelt geen digitale handtekening.
Controleer omschrijving, hoeveelheid, prijs en btw zoals bij facturen. Gewone diensten aan EU-particulieren krijgen Nederlandse btw als voorstel; uitzonderingen vragen een beoordeling. Vervang de oude algemene keuze EU-particulierdiensten door een concrete behandeling. OSS/IOSS en marge worden niet ondersteund: offertes met deze keuzes kunnen niet worden verzonden, gedownload of omgezet. Controleer bij omzetting opnieuw het dan geldende btw-profiel, de bedragen en de levering.
De eerste uitgifte volgt de taal bij de klant: Nederlands of Engels. Een bewaarde versie houdt die taal, ook bij opnieuw downloaden of mailen. Maak voor een gewijzigde taal een nieuwe conceptversie.
Een geaccepteerde offerte kun je als conceptfactuur opslaan. Daarna rond je de factuur af zoals normaal.
Onder Bewaarde versies staan eerdere uitgiften. Ze zijn ook via het documentarchief beschikbaar zonder actief abonnement. Oude offertes zonder bewaarde PDF krijgen een herkenbare historische kopie. Bij een lege of niet-ondersteunde oude offerte worden bij een nieuwe conceptversie alleen de historische gegevens bewaard als JSON; er wordt geen oorspronkelijke PDF verzonnen.