Klanten goed vastleggen
Klantgegevens worden hergebruikt in projecten, facturen, BTW-keuzes en overzichten. Een nette klantkaart voorkomt fouten later in de workflow.
Hoe het werkt
Van nieuwe relatie naar project en factuur.
- 1 Maak de klant aan voordat je een project of factuur maakt. Zo worden gegevens automatisch overgenomen.
- 2 Kies of het om een zakelijke of particuliere klant gaat. Bij zakelijk hoort meestal een BTW-nummer.
- 3 Vul e-mail en eventueel factuurmail in. Factuurmail is handig als facturen naar administratie moeten.
- 4 Vul adres, postcode, plaats en land zorgvuldig in. Deze gegevens komen terug op facturen.
- 5 Controleer land en BTW-nummer extra goed bij buitenlandse of EU-klanten.
- 6 Gebruik de klantdetails om projecten en facturen terug te vinden en historie te controleren.
Belangrijke velden
Deze gegevens worden later hergebruikt.
Gebruik de naam zoals je die op facturen wilt zien. Voor bedrijven is dat de juridische of handelsnaam.
Zakelijk of particulier beïnvloedt welke gegevens logisch zijn, vooral rond BTW-nummer en facturatie.
Algemeen contactadres van de klant. Handig voor communicatie en terugzoeken.
Gebruik dit als facturen naar een ander adres moeten dan het gewone contactadres.
Adresgegevens komen op facturen en kunnen belangrijk zijn voor buitenlandse klanten.
Voor zakelijke klanten, vooral binnen de EU, is dit belangrijk voor juiste BTW-behandeling.
Waar wordt klantdata gebruikt?
Een klantkaart werkt door op meerdere plekken.
Projecten worden aan een klant gekoppeld. Daardoor kun je werk, uren en kosten per relatie volgen.
Naam, adres, land, e-mail en BTW-nummer komen terug bij facturen en verzending.
Op klantdetails zie je gekoppelde projecten en facturen terug, handig voor opvolging en controle.